Informationen in Form von Daten sind mitunter die wichtigsten Güter eines Unternehmens. Gerade jetzt, im digitalen Zeitalter, liegen sie sämtlichen IT-Prozessen zugrunde, beeinflussen Unternehmensstrategien und unterstützen bei Entscheidungen. Dennoch werden sie oft nur stiefmütterlich behandelt. Vollständige, einheitliche und aktuelle Stammdaten sind zwar eine solide Basis für praktisch jede geschäftliche Tätigkeit. Doch die Harmonisierung ist kostspielig und trägt zumindest augenscheinlich erst einmal nicht zur Wertschöpfung bei. Wie widerwillig Entscheider daher Budgets für Stammdatenprojekte freigeben, haben Sie bestimmt schon selbst erlebt. Zeit, sie zu überzeugen! Die wachsende Zahl IoT-basierter Geschäftsmodelle und Prozesse macht es nämlich unausweichlich, zu investieren.
Stammdatenprojekte reaktiv oder proaktiv planen
Mit Stammdatenprojekten beheben Sie unvollständige oder veraltete Daten und decken Inkonsistenzen und Duplikate auf – nicht nur einmalig, sondern dauerhaft. Sie beugen Buchungsfehlern vor und machen nachfolgende aufwendige Pflegeprozesse obsolet. Die Praxis zeigt: Unternehmen gehen ihre Stammdatenprojekte fast immer reaktiv an. Sie optimieren ihre Datensätze also erst, wenn es notwendig wird, zum Beispiel durch veränderte Geschäftsprozesse oder neue gesetzliche Regelungen. Das ist erstmal nicht schlecht, denn ohne externen Anlass aktiv zu werden, ist grundsätzlich aufwendiger. Allerdings ist es auf lange Sicht auch nachhaltiger.
Wer bestehende Daten vorausschauend, ohne einen aktuellen Anlass von außen „aufräumt“, steigert die Effizienz der darauf aufbauenden Prozesse. Laufende Kosten für die Hardware und Pflege der Daten nehmen ab. Zeitgleich geht die Zahl der Buchungsfehler zurück und Korrekturkosten werden reduziert. Das höhere initiale Investment und eine notwendige, detaillierte Vorbereitung machen proaktive Projekte oft unbeliebt – zu Unrecht! Einmal alle Strukturen richtig aufgesetzt, wird die anschließende Datenpflege zum effizienten Selbstläufer.
„Wenn Sie Ihre Stammdaten proaktiv optimieren, müssen Sie anfangs größere Aufwände einplanen. Einmal investiert, können Sie Ihre Daten jedoch einfach pflegen, effizienter nutzen und somit Geschäftsprozesse beschleunigen.“
– Alexander Schöberl, Consultant, SIRIUS
Unabhängig davon, wie Sie Ihr Stammdatenprojekt umsetzen, gilt: Datenqualität gibt es nicht zum Nulltarif. Denn mit steigender Qualität nehmen auch die Kosten des Datenqualitätsmanagements (DQM) zu. Gleichzeitig sinken jedoch die Folgekosten, die durch veraltete, ungenaue oder nicht nutzbare Datensätze entstehen. Die Aufgabe des DQM ist es nun, bestmögliche Daten bereitzustellen und die Gesamtkosten dabei so gering wie möglich zu halten. Das gelingt wiederum durch eine Kombination aus reaktiven und proaktiven Maßnahmen. Legen Sie diese individuell für Ihren Fall fest.
Drei Faktoren für größeren Erfolg
Ein Stammdatenprojekt senkt die laufenden Kosten nicht sofort. Es zahlt sich erst auf lange Sicht aus. Das macht es oft schwierig, intern die nötigen Gelder dafür zu erhalten. Daher ist es wichtig, dass Sie im Projektantrag die Wirtschaftlichkeit und den Nutzen besonders gut herausarbeiten und sich auf alle Eventualitäten vorbereiten:
- Ressourcen kalkulieren
In vielen Fällen werden Stammdatenprojekte zusammen mit groß angelegten IT-Projekten durchgeführt. Bei dieser Kombination müssen die Stammdaten bereits einige Wochen vor Abschluss des IT-Projekts vorliegen. Dieses gibt aber wiederum spezifische Datenmodelle vor, sodass kurzfristige Änderungen an den Stammdaten notwendig werden können. Trifft das ein, werden Ressourcen in beiden Projekten gleichzeitig gebraucht. Klären Sie daher frühzeitig ab, dass ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen. Und planen Sie genügend Zeit ein, um rechtzeitig vor dem Go-live auf die Änderungen reagieren zu können. - Risiken identifizieren
Identifizieren Sie gleich zu Beginn mögliche Veränderungen und Risiken, die im Laufe des Stammdatenprojekts auftreten können. Oftmals werden während des Projekts veraltete oder unzureichende Prozesse aufgedeckt, was wiederum zu höheren Kosten führen kann als anfangs angenommen. Aber: Wer seine Prozesse anpackt und neu aufsetzt, wird Altlasten und versteckte Kostenfresser los. - Hypercare-Phase einplanen
Der Go-live ist nicht das Projektende! Planen Sie nach der Implementierung eine Hypercare-Phase ein, in der Sie die aufgeräumten Datenstrukturen in der Praxis auf die Probe stellen und notwendige Änderungen, die in den Tests nicht aufgefallen sind, direkt umsetzen. Einem vollumfänglichen Testing würden Sie nicht Herr werden können, da der Umfang schlichtweg zu groß ist.
Fazit: Es lohnt sich, Stammdaten jetzt aufzuräumen
Das Internet der Dinge und seine vernetzten Geschäftsmodelle sind wichtiger denn je – Tendenz steigend. Parallel dazu wird die Qualität der Stammdaten immer entscheidender. Sie spielen in fast allen IT-Prozessen eine bedeutende Rolle. Und je besser die Daten, desto besser laufen die Prozesse. Auch wenn der Aufwand auf den ersten Blick enorm zu sein scheint und nicht unmittelbar auf die Wertschöpfung einzahlt, rentiert es sich, zu investieren. In Zukunft kann gerade die optimierte Datenstruktur für das entscheidende Quäntchen Vorsprung im Wettbewerb sorgen.
Titelbild: © RealPeopleGroup/iStock
Inhalt der Grafik: © B. Otto und H. Österle, Corporate Data Quality. Voraussetzung erfolgreicher Geschäftsmodelle, Wiesbaden: Springer Gabler, 2016